Tietosuojaseloste

Päivitetty 15.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Alō Helsinki Oy
Pengerkatu 11 A, 00530 Helsinki
Y-tunnus: 3573670-4
mika@alohelsinki.fi

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Rekisterin nimi

Alōkas-portaalin käyttäjärekisteri ja verkkosivuston kävijäseuranta.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Tapahtumapalveluiden tarjoaminen ja sopimusten hallinta (oikeusperuste: sopimus)
• Tarjousten ja laskujen lähettäminen (oikeusperuste: sopimus)
• Asiakassuhteen hoitaminen ja viestintä (oikeusperuste: oikeutettu etu; etuna asiakassuhteen ylläpito ja hoitaminen)
• Alihankkija- ja toimittajasuhteiden hallinta sekä hankintojen ja ostolaskujen käsittely (oikeusperuste: sopimus, oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite)
• Verkkosivuston kävijäseuranta ja käytön tilastointi (oikeusperuste: oikeutettu etu; etuna verkkopalvelun toimivuuden ja tietoturvan varmistaminen sekä käytön tilastointi ja kehittäminen)
• Toimittajien ja alihankkijoiden yhteyshenkilöiden yhteystietojen säilyttäminen mahdollista tulevaa yhteydenpitoa ja yhteistyötä varten (oikeusperuste: suostumus)
• Alōkas-portaalin käyttäjä- ja pääsynhallinta, mukaan lukien tunnusten ja kirjautumisten hallinta (oikeusperuste: sopimus sekä oikeutettu etu; etuna palvelun tietoturva ja tunnusten asianmukainen hallinta)

Tietojen antaminen on osittain edellytys sopimuksen tekemiselle: yhteys- ja laskutustietojen antaminen on tarpeen, jotta voimme tehdä sopimuksen ja toimittaa palvelun. Ilman näitä tietoja emme voi toimittaa palvelua.

Emme tee henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä emmekä profilointia.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

5. Tietojen säilytysaika

Asiakastiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä). Asiakas voi pyytää tietojensa poistamista, jolloin tiedot poistetaan lain sallimissa rajoissa.

Alihankkijoiden ja toimittajien tiedot säilytetään sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä).

Toimittajien ja alihankkijoiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja voidaan lisäksi säilyttää rekisteröidyn suostumuksella yhden vuoden ajan mahdollista tulevaa yhteydenpitoa ja yhteistyötä varten. Suostumusta pyydetään toimittajalta ensimmäisen yhteistyön jälkeen erillisellä viestillä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, minkä jälkeen tiedot poistetaan, ellei niiden säilyttämiseen ole muuta laillista perustetta.

Alōkas-portaalin osalta järjestelmä tallentaa kunkin käyttäjän viimeisimmän kirjautumisajan. Tieto on yksittäinen arvo, joka päivittyy jokaisen kirjautumisen yhteydessä ja jonka edellinen arvo korvautuu. Tieto poistuu, kun käyttäjätunnus poistetaan.

Verkkosivuston kävijäseurannan tiedot säilytetään yksittäisen käynnin tarkkuudella enintään 14 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan tai koostetaan henkilöimättömään tilastomuotoon. Koostettuja tilastoja voidaan säilyttää tätä pidempään.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Kirjanpitäjälle ja taloushallinnon järjestelmään (Netvisor) laskutusta, maksatusta ja kirjanpitoa varten. Kirjanpitäjä ja järjestelmätoimittaja toimivat henkilötietojen käsittelijöinä toimeksiannostamme ja vain ohjeidemme mukaisesti.
• Viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
• Tapahtuman toteutukseen osallistuville alihankkijoille, jotka käyttävät samaa Alōkas-portaalia, siltä osin kuin se on tarpeen tapahtuman toteuttamiseksi.
• Käyttämiimme pilvipalveluihin Google Workspace ja Slack, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä (ks. kansainväliset siirrot jäljempänä).

Alihankkijat käsittelevät tietoja vain toimeksiantomme mukaisesti ja ainoastaan siinä laajuudessa, joka on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. Alihankkijoita sitoo salassapitovelvollisuus.

Verkkosivuston kävijäseuranta on toteutettu avoimen lähdekoodin Matomo-ohjelmistolla, jota ylläpidämme itse omalla palvelimellamme EU/ETA-alueella. Kävijätietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä mainontaan.

Kansainväliset siirrot. Käytämme työvälineinä Google Workspace- ja Slack-palveluita, joissa voidaan käsitellä henkilötietoja. Näiden palveluntarjoajien (Google LLC sekä Slack/Salesforce) emoyhtiöt voivat käsitellä tietoja myös Yhdysvalloissa, joten henkilötietoja voidaan tältä osin siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Siirto perustuu Euroopan komission EU–US Data Privacy Framework -adekvaattisuuspäätökseen, johon molemmat palveluntarjoajat ovat sertifioituneet, sekä täydentävästi Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (SCC). Muilta osin henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojaus

Tiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Salasanat tallennetaan salatussa muodossa (bcrypt). Yhteydet on suojattu SSL/TLS-salauksella. Pääsy tietoihin on rajattu vain valtuutetuille henkilöille. Myös verkkosivuston kävijäseurantapalvelin sijaitsee EU/ETA-alueella, ja pääsy kävijätietoihin on rajattu vain valtuutetuille henkilöille.

8. Evästeet ja kävijäseuranta

Alōkas-portaali käyttää välttämätöntä istuntoevästettä kirjautumisen ylläpitämiseen. Eväste on voimassa selaimen istunnon ajan.

Verkkosivuston kävijäseurannassa käytämme itse ylläpitämäämme Matomo-analytiikkaa, joka on toteutettu ilman evästeitä. Kävijää ei yksilöidä evästeillä eikä seurata eri sivustojen välillä, IP-osoite anonymisoidaan, ja seuranta noudattaa selaimen Do Not Track -asetusta. Emme käytä seuranta- tai mainosevästeitä emmekä kolmansien osapuolten analytiikkapalveluita.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Tarkastaa sinusta tallennetut tiedot
• Korjata virheelliset tiedot
• Pyytää tietojen poistamista sähköpostilla
• Rajoittaa tietojesi käsittelyä laissa säädetyissä tilanteissa
• Ladata omat tiedot koneluettavassa muodossa
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kuten kävijäseurantaa
• Peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa; peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi)

Voit estää verkkosivuston kävijäseurannan ottamalla käyttöön selaimesi Do Not Track -asetuksen tai käyttämällä verkkosivustollamme olevaa kieltäytymistoimintoa.

Kieltäytymistoiminto tallentaa selaimeesi pienen evästeen, jonka avulla valintasi muistetaan. Osa selaimista poistaa tämän evästeen automaattisesti, jos sivustolla ei käydä säännöllisesti, joten tarkista valintasi tarvittaessa uudelleen.